Hoe je je voorraad op een slimme manier beheert

voorraad

Hoe meer verkoopkanalen je hebt, hoe onoverzichtelijker het wordt hoeveel producten je nog op voorraad hebt. En hoe minder precies je weet wat je nog op voorraad hebt en wat je moet bijbestellen, hoe groter de kans op op teleurstellingen bij je klanten. Dus wanneer je niet alleen via een webshop verkoopt, maar ook via bol.com, Amazon en Google Shopping dan kun je niet zonder voorraadbeheer.

Voorraadbeheer

Voorraadbeheer wordt ook wel stockmanagement of stockbeheer genoemd. In feite is het niets meer dan het precies bijhouden wat je verkoopt, uit je magazijn haalt, verzendt, weer aanvult en misschien wel retour krijgt. En dan het liefst niet op een geeltje, een A4-tje of in een excelletje op de harde schijf van je PC. Dat kan natuurlijk wel, maar als je op meerdere marktplaatsen verkoopt en misschien ook wel op meerdere plekken voorraad hebt liggen kan het lastig zijn om bij te houden hoeveel voorraad je nog hebt.

Maar het zou ook handig zijn om te weten hoeveel plek je nog hebt in je magazijn en wat de waarde van je voorraad is. En wanneer leveranciers korting geven en je dus wat meer zou willen bestellen. Of in welke periode een bepaald product harder loopt of wanneer iets bijna op is. Goed voorraadbeheer zorgt er bovendien voor dat klanten altijd weten of je producten nog op voorraad zijn of dat ze er langer op moeten wachten.

Voorraadbeheer is ook belangrijk omdat je niet teveel voorraad wilt aanhouden – helemaal niet als je producten verkoopt met een houdbaarheidsdatum. Magazijnruimte is immers niet gratis. Je wilt dus een optimale balans vinden tussen je voorraad en de tijd die het kost om je voorraden aan te vullen. Voorraadbeheer helpt daarbij.

Inzicht

Goed voorraadbeheer houdt niet alleen bij wanneer je je voorraad moet aanvullen maar kan in de nabije toekomst zelfs voorspellen wanneer je wat moet bijbestellen. Die voorspellingen helpen om de beschikbare voorraden en de binnenkomende orders in balans te houden met je service levels en je verwachte klantvraag.

Op die manier heb je altijd een goed en realtime up-to-date inzicht in je voorraden. Bovendien zorgt het voor lagere opslagkosten omdat je voorraadbeheer optimaal is afgesteld op vraag en aanbod en je dus minder opslagruimte nodig hebt. En je loopt met een goed voorraadbeheer geen risico dat je niet kunt leveren: het verhoogt dus je conversie en je omzet. Voorraadbeheersoftware kan meestal worden gekoppeld aan je ERP-software waardoor je facturen niet meer handmatig hoeft te verwerken. En dat scheelt ook weer tijd en geld.

Waar moet je op letten?

Misschien wel het allerbelangrijkste bij het op orde houden van je voorraad is de data die je verzamelt. Dat kun je doen met pen en papier, met een excelbestandje of met een voorraadbeheersysteem. Maar zolang je maar voor ogen houdt dat je de tijd neemt om alles goed te organiseren. Zorg er in ieder geval voor dat je zaken als stock keeping units, voorraadkosten, je leveranciers, de categorie waarin het product valt, de locatie, kleuren, merknamen, etcetera op orde hebt. Dat maakt het zoeken en vinden een stuk makkelijker.

Maar ook de levenscyclus van een product is belangrijk om te weten. Het bepaalt immers hoe lang en hoeveel je van een bepaalde voorraad moet aanhouden.

Er zijn ondernemers die hun voorraad beheren op basis van de marges die ze op hun producten verdienen. Als je dat ook wilt zul je wel moeten weten welke producten bestsellers zijn, maar vooral welke producten de meeste winst opleveren.

Voordeel van online verkopen is dat je producten niet uit je winkel gestolen kunnen worden. Maar toch kun je nog steeds voorraad kwijt raken. Administratieve fouten zorgen namelijk ook voor voorraadverlies. En de kans op fouten neemt toe als je je voorraad niet op een centrale plek beheert.

Is het dan erg als je een bepaald product niet op voorraad hebt? Jazeker! Het leidt tot een gemiste verkoopkans, maar kan er ook voor zorgen dat klanten niet meer bij je terugkomen. Door je verkoopdata van vorige periodes met een voorraadbeheersysteem te analyseren en je voorraadpeil te volgen, kun je beter bepalen welke artikelen je moet inkopen.

Vergelijk de voorraad ook altijd met de leveringstermijn. Dit helpt je te bepalen wanneer je precies een bestelling moet plaatsen. Met een voorraadbeheersysteem kun je voorraad bij bestellen zodra het aantal artikelen op voorraad onder een bepaalde – door jou ingestelde – waarde daalt.

Verouderde voorraad kan je winst doen krimpen omdat het je verhindert nieuwe voorraad in te kopen en de magazijnkosten verhoogt. Door voorraad op de juiste manier te beheren, vermijd je deze valkuilen en vergroot je uiteindelijk de winst.

 

Ook Sellable kan je helpen op het gebied van voorraadbeheer. Niet alleen houd het nauwgezet je voorraad bij, maar het werkt ook samen met ons PIM-systeem en het geïntegreerde ordermanagement.

Lees meer over Marketplace Management